En este artículo conocerás 33 tips para aprender cómo ser más productivo.
Durante años se ha comprobado que nuestro cerebro no está hecho para mantenernos concentrados durante 8 horas de trabajo.
Se podría decir que es físicamente imposible hacerlo, incluso durante una hora y media al 100%.
Muchas veces, después de 30 minutos de trabajo, terminamos viendo algún video en Youtube o revisando las redes sociales; actividades en las que invertimos más tiempo del que pensamos, pues nuestro cerebro busca maneras de descansar.
Contrario a lo que muchos piensan, trabajar durante largas jornadas eliminando todo tipo de distracciones no es del todo la respuesta a la productividad.
La compañía Draugiem Group realizó una investigación en donde analizó los hábitos de trabajo de sus empleados con mejor rendimiento.
La empresa encontró que aquellas personas que presentaban mejores resultados se apartaban de sus puestos de trabajo al menos durante 17 minutos después de haber trabajado durante 52; tiempo que invertían más que todo hablando con sus compañeros, pero siempre en actividades offline.
Tomar descansos es el primer tip para aprender cómo ser más productivo.
Si sabes que tienes 52 minutos para avanzar lo que más puedas en tu trabajo; los aprovecharás al máximo. En pocas palabras trabajaras con un propósito, explica Julia Gifford, empleada de Draugiem Group.
Debes comprometerte a terminar tus tareas o a avanzar en ellas durante ese tiempo. Trabajar más reducirá tus niveles de concentración y de entrega con algunas tareas. Por lo cual la mejor manera de mantenerte productivo es tomando descansos constantes.
Este es solo 1 tip, pero hay mucho más. A continuación encontrarás 33 tips para que aprendas cómo ser más productivo:
Cómo ser más productivo.
Cómo ser más productivo mediante planeación.
- Evita crear una lista de tareas demasiado extensa. Dale prioridad a las más importantes y reduce tu lista diaria a 1 tarea extensa, 3 medianas y 5 sencillas.
- Especifica las tareas. Déjame explicar. Si tu meta es “bajar de peso”, y eso es lo que piensas que debes hacer, va a ser muy complicado que lo hagas. Es mejor dividir esa meta, en sub-metas más realizables. Como “ir al gimnasio 2 horas”, “comer menos de 1200 calorías”, etc.
- Usa apps para hacer seguimiento de tus tareas y manejar tu información sin importar dónde estés. ¿Haz usado Evernote?
- Después de pensar en todas las tareas que debes hacer, piensa muy bien en cuáles puedes eliminar o delegar. Usa este método.
- Haz primero lo que más te gusta. Así empezarás tu día siendo más productivo y te motivarás.
- Asegúrate de terminar una tarea muy importante antes del almuerzo. Para que en la tarde tengas seguridad de poder acabar las tareas más sencillas.
- Al final del día, destina unos minutos para planear tu siguiente día.
Cómo ser más productivo revisando el correo.
- No revises tu correo a cada rato. Define solo algunos momentos del día para hacerlo e intenta que no sean más de 5 veces al día.
- Si estás muy ocupado y necesitas tiempo, añade un “enviado desde mi Iphone” al final del correo. Así la otra persona sabrá que no estás en tu oficina.
- Prioriza los correos más importantes, y respóndelos en ese orden.
- Hay correos que no merecen tu tiempo. Selecciona los que responderás y elimina los que no. Así depuras tu bandeja de entrada y tienes menos cosas en qué pensar.
- No dejes que tu primer tarea del día sea revisar los correos. Recuerda que es mejor hacer una tarea muy importante de primero. Y leer correos te distrae y puede quitar mucho tiempo.
- Si debes enviar el mismo correo a menudo; crea plantillas. Guarda en un documento de word lo que debes enviar y después simplemente haces copy-paste. Así ahorrarás tiempo.
- Si tu correo lo permite, crea filtros para que los correos se guarden en la carpeta correcta. Así sabrás mucho más rápido qué debes revisar primero.
- De ser posible, no respondas correos con preguntas. Así evitarás que se vuelva una “conversación” y pierdas más tiempo.
Cómo ser más productivo en reuniones.
- Destina el tiempo justo para las reuniones. No todas deben durar 1 o 2 horas; cuando pueden durar 20 minutos.
- No organices ni asistas a reuniones para dar información que se puede enviar por un correo.
- Solo asiste a reuniones en las que se vaya a tomar una decisión o donde se complete una tarea en equipo.
- Si debes reunirte con alguien que está lejos, decide si es necesario que se vean en persona. Una video-llamada te ahorra mucho tiempo en desplazamiento.
- Asegúrate de saber cómo planear reuniones. Así no se pierde tiempo divagando.
- Si te llaman por teléfono para algo importante, define un tiempo límite. A veces el tema de trabajo pasa a un segundo plano y empiezas a hablar de otra cosa. Y como resultado, terminas perdiendo mucho tiempo.
- Si tu diriges la reunión, haz un resumen de todo al final. De esta forma, si hay una siguiente reunión, quedará perfectamente claro desde dónde deben empezar.
Cómo ser más productivo manejando el tiempo.
- No pienses que 10 minutos es poco tiempo. Hay varias tareas que puedes acabar en menos de 5 minutos.
- No pierdas todo el fin de semana. Puedes destinar algunas horas y adelantar algo de “trabajo ligero”. O aprovechar para empezar tu emprendimiento.
- Define tiempos límite para terminar tus tareas. De esta forma, si estás comprometido, no te distraerás hasta terminar.
- Como lo leíste al comienzo del artículo. Cuando programes tu día, asegúrate de tener descansos. Recuerda que no puedes trabajar tanto tiempo seguido, porque mantenerte enfocado se hace cada vez más difícil.
- Prémiate. Por ejemplo, puedes regalarte 15 minutos para revisar redes sociales; pero únicamente después de acabar alguna tarea.
- Ten “tareas de emergencia”, en caso que por algún motivo no puedas hacer las tareas de tu lista. Por ejemplo porque no hay internet o la persona con la que ibas a trabajar, no puede.
Cómo ser más productivo evitando distracciones.
- Pon tu celular en modo avión cuando necesites máxima concentración. Así no caerás en la tentación de responder los mensajes siempre que llegan.
- Si el ruido te distrae en tu oficina, usa audífonos. Y asegúrate de escuchar algo que no te distraiga más que tu compañeros de trabajo. (Revisa el punto 5 de este artículo sobre cómo concentrarte para estudiar)
- Si estás navegando por internet y ves información importante; no caigas en la tentación revisarla de una vez. Apps como Pocket te dejan guardarla y revisarla más adelante.
- ¿Tienes debilidad por entrar a ciertos websites que te quitan tiempo? Usa apps como SelfControl para bloquear el acceso durante un tiempo determinado.
- No hagas multitask. Acá está la explicación.
Conclusión.
Aprender cómo ser más productivo está al alcance de todos. Simplemente debes atacar las 5 áreas que mencionamos anteriormente y verás cómo tu nueva productividad traerá mejores resultados.
Espero que está información te sea de gran ayuda 🙂
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