Cómo planear reuniones de trabajo productivas

Está claro que el trabajo en equipo es vital para el desarrollo de cualquier empresa y esto implica tener reuniones frecuentemente para planear objetivos, hacerles seguimiento, resolver inconvenientes o simplemente hacer públicas algunas novedades. En la actualidad estas reuniones se pueden dar de manera presencial o virtual, pero de cualquier manera debemos ser bastante cuidadosos ya que si no se organizan de la manera correcta la empresa resultará perjudicada.

El tiempo que toma tener a todos los miembros del equipo reunidos será una inversión sí y solo sí, la reunión tiene un objetivo claro y se lleva a cabo adecuadamente, de lo contrario la productividad de la empresa disminuye y seguramente los resultados positivos también lo harán.

Desafortunadamente, son pocas las reuniones que terminan siendo 100% productivas y por desgracia, hemos caído en lo que llama Dave Grady, conferencista de TED, el SAI, Síndrome de Aceptación Insensata y lo describe cómo un reflejo involuntario en el cual una persona acepta una invitación a una reunión sin ni siquiera pensar en por qué lo invitan.

Ya sea por que se quiere sentir importante o sencillamente por que es más fácil asistir a una reunión que realizar su trabajo, es común terminar atrapados en una silla durante horas viendo cómo los egos de otros miembros del equipo quieren sobresalir y hacer realidad sus voluntades.

Para combatir esto, David sugiere que al momento de recibir una invitación nos pongamos en contacto con la persona que la envió y le preguntemos cuál es el objetivo de la reunión y de qué manera podemos ayudarle a conseguir esos objetivos. Así, sabremos exactamente si nuestro tiempo será una inversión o una perdida y de igual manera se irá creando conciencia sobre la importancia del tiempo del equipo de trabajo y por lo tanto, asuntos que antes necesitaban de una reunión para resolverse, se podrán solucionar mediante un simple correo.

Ya sabemos que no debemos ir a una reunión si no es necesario pero si somos los líderes de nuestros proyectos y necesitamos convocar a los demás miembros del equipo de trabajo ¿cómo organizamos las reuniones (cuando son absolutamente necesarias) para que el tiempo empleado sea una inversión y no una pérdida para la empresa?





Cómo planear reuniones de trabajo productivas

Objetivos: Tener los objetivos claros será la base del resto de la reunión, sobre ellos, se construirá toda la estructura y al final, cuando se evalúe su obtención se sabrá qué tan útil fue la reunión.

Priorizar: Si son muchos los temas a tratar es mejor realizar varias reuniones cortas y no una sola. Entre más tiempo pasamos realizando la misma actividad tendemos a perder la concentración y además se debe dejar tiempo para realizar las actividades del día a día.

¿Quienes asisten?: No siempre es necesario convocar a todos los miembros del equipo de trabajo, así que necesitamos estudiar a fondo los objetivos y definir quienes son las personas indicadas. Recordemos que el tiempo de los trabajadores es el tiempo de la empresa y reunir a personas que no aportarán a la obtención de los objetivos puede ser perjudicial.

Planear: De nada sirve saber qué temas se van a tratar y con quiénes si no está claro cómo se hará. ¿Se quieren informar novedades? ¿hacer una lluvia de ideas? ¿solucionar problemas? ¿resolver dudas?, cada reunión tiene su desarrollo y es importante saber cómo se llevará porque de ahí depende la eficacia de la reunión.

Informar: Es importante que los miembros que asistan a la reunión sepan de que se va a tratar, de esta forma pueden estar preparados y en caso de tener que socializar, sus ideas van a ser más claras y el tiempo general de la reunión será más corto.

Concretar: La hora y el lugar son factores importantes para llevar a cabo una buena reunión. No queremos que nuestro equipo de trabajo esté cansado ni incómodo.

Desarrollo: Antes de comenzar la reunión es vital tener a un moderador, que será el encargado de llevar las riendas de todo lo que se diga, enlazar ideas que estén relacionadas, servir de cause cuando las opiniones se alejen de lo verdaderamente importante y de asegurarse que todas las personas involucradas tengan la oportunidad de expresarse.

Puntualidad: Si se planeó una reunión ya está implícita la importancia de la misma, así que debemos ser consecuentes y responsables con el tiempo de los participantes. Empezar a tiempo demuestra respeto y compromiso, TERMINAR A TIEMPO TAMBIÉN!

Equidad: Cuando se designa un grupo de trabajo se hace pensando en que cada miembro puede aportar, de la misma forma, en una reunión la visión de todos los participantes es importante. Asegurarnos que los miembros más reservados tengan la confianza de compartir su opinión en público es vital para tener una perspectiva global y así alcanzar los objetivos.

Sigue el plan: El cómo se planeó la reunión es el libreto a seguir para no perder el norte, por lo tanto debemos seguirlo al pie de la letra.

Sortea desafíos: Gregorio Billikopf, asesor de la universidad de california, comparte algunos desafíos que podemos encontrar en las reuniones:

  • “Alargador” de reuniones (aquellos que desean prolongar la reunión para evitar regresar al trabajo);
  • El fanfarrón así como los participantes que tienen su tema favorito o agenda personal;
  • Señales que indican que los participantes han perdido interés, no comprenden lo que se está diciendo, o pueden estar en desacuerdo, pero no lo expresan.
  • Menospreciar la idea de alguien, ya que esto puede extinguir la creatividad.
  • Declarar que uno tiene la solución, ya que esto también puede sofocar la creatividad.

Resumir: Al final de la reunión es importante recapitular las ideas más importantes. Si se decidió entregar responsabilidades a los miembros, recordar cuáles fueron sus tiempos de entrega correspondientes.

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