Cómo Aumentar La Eficiencia de Facturación De Tu Empresa en 2022

Aumentar La Eficiencia de Facturación

La facturación es una de las partes más importantes de la empresa. Por un lado nos puede dar muchas alegrías, pero a la vez puede ser la causa de más de un dolor de cabeza.

A menudo, quienes llevan una empresa no tienen conocimientos de contabilidad. De golpe se encuentran teniendo que lidiar con números, impuestos, retenciones e impagos sin saber bien cómo hacerlo.

Se trata de algo muy importante como para no dedicarle el tiempo y la atención que se merecen. Además, los despistes o errores en la facturación nos pueden salir muy caros.

Por eso, aunque pienses que ya dominas el fino arte de la facturación y todo en tu empresa se realiza correctamente, seguro que aún aumentar la eficiencia de facturación de cara al futuro. Y no hay mejor manera de entrar en el nuevo año que llevando la facturación al día.

5 Tips Para Aumentar la Eficiencia de Facturación en tu Empresa

A continuación encontrarás varios tipos de consejos para que la facturación de tu empresa sea más eficiente. Pueden ser herramientas específicas o costumbres y conductas sanas que puedes adoptar en el día a día para empezar a ver mejores resultados.

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1. Software OCR

El OCR es el as bajo la manga de las empresas que llevan su contabilidad y facturación de manera digital. Cuando hablamos de facturación, no solo nos referimos a las facturas emitidas. También entran aquellas que recibimos y pagamos.

Si queremos que nuestra contabilidad sea 100% digital, no podemos tener documentos y facturas que se contabilizan en papel. Eso sería una contabilidad híbrida, ya que aunque tuviésemos muchos archivos online, los documentos físicos o no se contabilizarían juntos o habría que almacenarlos aparte.

Por eso la solución es digitalizar las facturas físicas para poder contabilizarlas junto a las digitales. Sin embargo, escanear una factura simplemente no la convierte en digital. Al contrario, se convierte en una imagen con la que apenas podemos trabajar.

El uso de un software OCR para facturas facilita todo este trabajo. Simplemente debemos adjuntar el archivo de imagen de la factura, y en pocos segundos el programa la convertirá en un archivo 100% digital, editable, claro, y con todos sus datos originales.




Pero el OCR para facturas no se queda ahí, también analiza, lee y detecta la información importante. Automáticamente recaba los datos de la empresa, el producto, el pago, la fecha y todos los elementos importantes.

Si lo implementamos junto con nuestro programa de contabilidad, veremos cómo automáticamente vuelca los datos de la factura en el programa sin que tengamos que hacer nada más.

De esta manera ahorramos muchísimo tiempo y dinero, pero también evitamos posibles errores humanos, ya que es todo automático, o duplicados; ya que el sistema también reconoce los datos duplicados o fraudes.

Un software OCR para facturas es definitivamente una herramienta necesaria para aumentar la eficiencia de facturación y contabilidad de nuestra empresa.

2. Software de facturación

En el punto anterior hemos hablado de la facturación digital y hemos dado por hecho que todas las empresas en 2022 ya realizan la facturación de esta manera. Si este no es tu caso, no deberías perder más tiempo.

La facturación online y el uso de software de facturación, aunque suenen a tecnología de punta, llevan ya mucho tiempo siendo implementadas por todo tipo de empresas. 

Sus beneficios son tantos que a día de hoy es casi imperativo utilizarlos. Gracias a estos programas, las facturas (ya sean proforma, rectificativa o estándar) y los presupuestos se pueden realizar de forma semi-automatizada en pocos segundos.

Se pueden utilizar plantillas predeterminadas para dar un toque de distinción a nuestra empresa, o crear nuestra propia plantilla. Todo esto a través de sencillas herramientas que cualquiera, sin conocimiento previo, puede utilizar.

Pero no se trata solo del aspecto de las facturas, también nos permiten crear facturas específicas en unos pocos clics.

La herramienta de edición y modificación de facturas es muy intuitiva y cuenta con todo lo necesario. Desde los distintos tipos de impuestos aplicables, hasta una base de datos de cada cliente que podemos personalizar a nuestro gusto.

Muchos de estos programas de facturación, además, tienen la opción de sincronizar los movimientos bancarios para automáticamente asignar aquellos que coinciden con las facturas. De este modo, si se realiza el abono de una factura, el sistema lo reconocerá y lo notificará automáticamente; además de cambiar el estado de la factura a “cobrada”.

Si queremos dar un paso más allá, muchos de estos programas tienen la opción de funcionar en la nube. De esta manera podremos tener toda nuestra facturación disponible desde cualquier lugar. 

Ya no es necesario tener que utilizar un determinado ordenador en una oficina. Podemos controlar o crear facturas a través de un dispositivo móvil sin importar dónde nos encontremos.

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3. Términos de pago claros

A la hora de realizar una factura, ya sea a través de un software o no, es importante dejar claro y acordar con el cliente cuál será el método de pago y el plazo.

Para eso, es necesario que nosotros también tengamos claro los términos. Si acordamos un pago a 90 días, debemos asegurarnos que será en 90 días y no más. 

Todos sabemos lo molesto que es tener que estar detrás de clientes que no pagan a tiempo. Por eso es necesario hacer mucho énfasis en este tema.

Ofrecer muchas opciones de pago es una buena manera de dar facilidades al cliente y evitar problemas en el pago. Tarjeta de crédito o débito, transferencias, PayPal, Bizum u otras herramientas o aplicaciones populares pueden ser una buena idea. Lo importante es conseguir que el cliente realice el pago de la factura.

No siempre las soluciones más modernas son las mejores. Algo tan clásico como el descuento por pronto pago puede ser tan eficaz como útil. Funciona para las dos partes: el cliente recibe un descuento en el precio final y nosotros nos aseguramos el pago de manera rápida.

Aunque tener unos términos establecidos y fijos es lo ideal, sabemos que dependiendo de la factura y el cliente, a veces es necesario hacer excepciones. Por una factura muy grande por un servicio que se prolongará en el tiempo, podemos ofrecer la opción de pagar a plazos o de pagar al inicio un porcentaje y el resto cuando esté terminado.

En esos casos es importante estudiar bien la situación y al cliente, para asegurarnos su solvencia y si realmente será capaz de pagar en los plazos preestablecidos. Debemos tener la misma exigencia que se nos exige como clientes también cuando somos nosotros quienes nos encontramos del otro lado.

4. Seguimiento

No podemos despreocuparnos de una factura una vez que la emitimos. Al contrario, es ahí donde tenemos que estar más pendientes si de verdad queremos recibir el pago.

Lo mismo pasa con las facturas recibidas. Lo ideal es pagarlas en el momento y así poder olvidarnos, pero esto no siempre es posible y el hecho de que la fecha de vencimiento sea a futuro, también hace que nos relajemos.

Es importante revisar periódicamente el estado de todas las facturas, pero en especial de aquellas pendientes de pago y de cobro. 

En el caso de las que debemos pagar, verificar su vencimiento y calcular cuándo realizaremos el pago y si cumpliremos con los plazos establecidos. 

En el caso de las que debemos cobrar, intentar averiguar en qué estado se encuentra el cliente. Si la fecha de vencimiento está muy cerca y no hemos tenido noticias del cliente, contactar con ellos a través de un mensaje o email, recordándoles y adjuntando la factura para mayor comodidad puede ser una buena opción.

Sin sonar amenazantes, evidentemente, pero sí recordándoles que hay una factura pendiente de pago que está cercana a su fecha de vencimiento.

Si, por algún motivo particular, tenemos facturas con circunstancias especiales, debemos prestar particular atención. En caso de un descuento por pronto pago, verificar si el descuento se ha realizado, o en caso de pago a plazos, verificar si las cuotas se han pagado regularmente.

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5. Organización

El último punto pero, definitivamente, no el menos importante, es la organización de todo lo relacionado a la facturación.

Utilizar un software para que nos ayude con la facturación es una muy buena manera de tener los documentos y facturas ordenadas, pero si decidimos no utilizarlos debemos prestar igual atención a que todo esté accesible y en su lugar.

Si falta organización, es mucho más probable que ocurran despistes, se pasen fechas y terminemos pagando multas o impuestos de más por algo que se podría haber evitado fácilmente. Es decir, la desorganización está diametralmente opuesta a aumentar la eficiencia de facturación.

Esto no solo aplica a los documentos, tener una rutina establecida puede optimizar mucho nuestro proceso de facturación. Si estudiamos el proceso, podremos seguramente encontrar soluciones para hacer que funcione de la mejor manera posible.

En resumen, es necesario estudiar y conocer a fondo nuestro proceso de facturación para poder encontrar fallos y mejoras y, sobre todo, para poder aplicar todos los consejos de los que hemos hablado para aumentar la eficiencia de facturación.

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