Hay aspectos que a la hora de emprender no podemos descuidar o a los que, al menos, debemos dedicarles el tiempo suficiente. La facturación es claramente uno de ellos.
Como todo emprendedor sabrá, el problema es que el tiempo es lo que menos se tiene. Generalmente nunca se le puede dedicar el tiempo necesario a este tipo de tareas y se terminan realizando las gestiones de facturación de forma rápida y, a menudo, errónea.
Ya que no podemos darnos el lujo de descuidar una de las partes fundamentales del funcionamiento de nuestro emprendimiento, ni añadirle más horas a un día, es necesario buscar una manera de simplificar estas gestiones.
Debemos encontrar el equilibrio entre realizar las gestiones correctamente sin tener que dedicarles mucho tiempo. En este artículo hablaremos justamente de esto y te ayudaremos a que puedas tomar las mejores decisiones para simplificar tu facturación.
Cómo simplificar y agilizar las gestiones de facturación para emprendedores con un software especializado.
Simplificar implica realizar la misma tarea de manera más rápida y sencilla. Sin embargo, es posible incluso mejorar el sistema actual sin tener que renunciar a la rapidez y comodidad.
De hecho, la mejor manera para simplificar la facturación hoy en día es utilizando un software de facturación como Holded. Son muy pocas las Pymes y emprendimientos que aún no mantienen bajo control su facturación a través de estos softwares.
El futuro de las empresas y la digitalización pasa por que cada vez más aspectos de la gestión de una empresa sean digitales y se apoyen en softwares específicos. Puede ser de marketing, de gestión y atención a clientes, o comunicación.
Estos programas ayudan a simplificar y, en algunos casos, incluso automatizar muchos procesos repetitivos que nos ocupaban mucho tiempo.
Por ese motivo, el uso de un software de facturación es, sin lugar a dudas, la mejor opción para evitar quebraderos de cabeza.
Cómo elegir el software de facturación adecuado.
Elegir un software que nos ayude con las tareas de facturación puede parecer tan fácil como abrir un buscador y seleccionar la primera opción que aparezca.
Es una técnica poco ortodoxa y que, aunque suene raro, puede salir bien. Sin embargo, hay muchísimas probabilidades de que terminemos tirando tiempo y dinero en un programa que no se adapta a nuestras necesidades.
Elegir el programa adecuado se trata justamente de esto: tener bien claro que es lo que necesitamos y buscar lo que más se acerque a ello.
Por un lado, es necesario hacer un análisis de cómo funciona nuestra contabilidad y cómo será el proceso de adaptación a un programa. Esto nos servirá para ver fallos, puntos fuertes y otros aspectos de nuestra facturación.
Por otro lado, es necesario analizar la oferta. No todos los softwares son iguales ni todos ofrecen el mismo tipo de servicio. Algunos se centran en añadir mayores funcionalidades renunciando a la sencillez y otros pueden tener menos herramientas pero una interfaz muy amigable y fácil de usar.
Dependiendo de nuestro punto de partida ―entendiendo como tal el funcionamiento, infraestructura, formación, entre otros― y la oferta que encontramos en el mercado, podremos encontrar la mejor opción para nuestro emprendimiento.
Qué buscar en un programa de contabilidad.
Como hemos mencionado en el apartado anterior, cada emprendimiento y Pyme es distinto: tiene necesidades, gastos, personal y funcionamiento propio y exclusivo. Lo que funciona para uno no necesariamente puede ni debe funcionar también en otros.
No obstante, en la facturación para emprendedores hay ciertos requerimientos básicos que en pleno 2022 debemos exigir a los programas que busquemos.
No podemos contentarnos con lo mínimo, la tecnología avanza constantemente y tendremos que buscar aquellos programas que estén más actualizados y nos puedan ofrecer herramientas acordes a los tiempos que corren.
Independientemente del tamaño, sector o actividad que lleve a cabo tu emprendimiento, si estás buscando un programa de facturación para simplificar las gestiones diarias, debes prestar atención a los siguientes aspectos:
1. Servidor en la nube.
La tecnología en la nube lleva poco tiempo entre nosotros y sin embargo ha conseguido hacerse un hueco y estar presente en casi todos los aspectos de nuestra vida. Obviamente, en el mundo empresarial aún más y la facturación para emprendedores no es la excepción.
Esto no hace más que hablar de su potencial y utilidad. Se trata de una tecnología que suma accesibilidad y comodidad a cualquier gestión, ya que nos libera de la necesidad de tener que centralizar la información en un solo dispositivo.
No es necesario, por tanto, explicar demasiado por qué debemos buscar programas que nos ofrezcan la posibilidad de trabajar en la nube.
Un programa de facturación en la nube nos permite tener nuestros documentos, informes y utilidades siempre a mano, sin importar donde estemos. Desde cualquier dispositivo podremos tener acceso a la información que necesitemos.
Esto nos da la oportunidad de tener un control mayor de las finanzas y la contabilidad sin necesidad de dedicarle más horas ni pasar más tiempo en la oficina.
Desde la comodidad de nuestro hogar podremos gestionar o revisar toda la información de la facturación o crear facturas en el momento y enviárselas al cliente sin necesidad de esperar.
2. Automatización.
La automatización es uno de los objetivos principales de la tecnología actual. Todas las nuevas tendencias apuntan hacia un incremento de actividades llevadas a cabo directamente por programas basados en inteligencia artificial.
Los desarrolladores de estos programas, analizan el funcionamiento de una tarea y cómo es llevada a cabo por una persona, vuelcan la información en el sistema y lo programan para que pueda realizarse de forma automática.
La facturación para emprendedores no está exenta de esta tecnología, todo lo contrario. Hay muchas tareas relativas a la facturación que son repetitivas y que requieren de mucho tiempo, aunque no necesariamente impliquen un gran esfuerzo mental.
Estas son justamente las tareas que se busca automatizar y que, de hecho, muchos programas ya realizan de forma automática.
Programas como Holded ya cuentan con herramientas que realizan de forma automática la conciliación bancaria y se encargan de analizar nuestro extracto bancario, individuar ingresos que correspondan con facturas pendientes y registrar su estado una vez confirmado.
De esta manera, en segundos, podremos ver como una factura pasa de pendiente de pago a pagada sin necesidad de siquiera controlar el extracto.
La creación automática de asientos contable también es una herramienta que ya podremos encontrar en muchos programas y que nos ayudará a ahorrar mucho tiempo sin perder la organización.
3. Personalización.
Cuando hablamos de personalización en la facturación para emprendedores podemos referirnos a distintos aspectos:
El primero es la posibilidad de ajustar el programa a lo que necesitemos. Muchos programas ofrecen un amplio abanico de opciones y herramientas que podemos utilizar o descartar según lo que creamos sea mejor.
Tener una amplia oferta de herramientas no nos debe obnubilar ni debemos pensar que es necesario utilizarlas todas. Como dijimos antes, cada negocio o emprendimiento es distinto, y los programas intentan abarcar todas las opciones posibles.
Por eso mismo, debemos tomar decisiones conscientes y solamente dejar aquellas herramientas o funcionalidades que nos sean útiles y vayamos a utilizar realmente.
También está la opción de contratar a desarrolladores de software para crear un programa ad-hoc, hecho a medida de nuestra empresa. Si bien el coste en estos casos es mayor, contaremos con una herramienta exclusiva, hecha teniendo en cuenta al 100% todo lo que nuestro emprendimiento necesita.
A otro nivel, tenemos la personalización de las facturas. Muchos programas nos permiten crear facturas basadas en plantillas a menudo básicas y repetitivas. Si queremos destacar y nuestro emprendimiento se centra mucho en su apariencia, una factura básica no será acorde al resto.
Debemos buscar entre los programas aquel que nos dé más opciones y libertad a la hora de crear la factura de nuestra empresa.
4. Compatibilidad.
Por muy útil y cómodo que resulte nuestro programa de facturación, no es el único con el que trabajaremos. Si somos un emprendimiento digitalizado ―y si queremos tener éxito hoy en día, es casi obligatorio― seguramente a diario hagamos uso de muchos software en distintos departamentos.
El software de facturación que elijamos puede tener muchas funcionalidades que abarquen varios departamentos a la vez: compras, ventas, almacén, etc.
En la facturación para emprendedores debemos buscar un programa que sea compatible con las demás herramientas que utilicemos. De esta manera podremos conseguir realmente ser más productivos y simplificar todo el proceso de facturación de nuestro empresa; de está manera será un negocio más rentable.
Un programa de facturación que se conecte directamente con el CMS o plataforma de ventas, nos permitirá tener un control y orden de los movimientos contables de forma directa y al instante, sin que tengamos que realizar ninguna acción adicional.
Lo mismo puede pasar si se conecta al CRM y así accede directamente a los datos de los clientes para rellenar la información y enviar la factura por email en el momento; o si se integra con un programa OCR y así consigue escanear y contabilizar automáticamente de forma digital también las facturas en formato físico.
Cuanto más compatible sea el software que elijamos con aquellos que ya utilicemos, menos procesos tendremos que llevar a cabo y más sencillo será todo lo relacionado a la facturación.
Esperamos que esta información te sea de gran ayuda para simplificar tus procesos de facturación y que puedas enfocarte en otras áreas de tu emprendimiento 🙂
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