La seguridad se ha convertido en una preocupación principal de los viajeros a la hora de organizar sus viajes y elegir destino tanto en el ámbito empresarial como en el ámbito personal. Ante los desafíos y riesgos que surgen en diferentes destinos, cada vez son más las empresas que deciden contar con un experto que asegure la viabilidad y seguridad durante todo el viaje.
Aquí es donde entra el juego el travel manager, se trata de un profesional encargado de coordinar y organizar los viajes velando por la seguridad, comodidad y eficiencia de los desplazamientos.
Como veremos má adelante, su labor va más allá de simplemente reservar vuelos y hoteles. De él o ella depende la seguridad, comodidad y eficiencia de los viajeros durante todo el trayecto.
Este artículo tiene como objetivo explorar y analizar la relevancia que tiene el travel manager en la selección de destinos seguros, así como su responsabilidad en la protección de los viajeros. Explicaremos qué es un travel manager, cuáles son algunas de sus funciones y qué consideramos un viaje seguro hoy en día.
Cómo Viajar Sin Preocupaciones: La Importancia del Travel Manager
¿Qué es un Travel Manager?
Para que no haya dudas ni malentendidos, es importante dejar claro los conceptos clave antes de empezar a hablar del tema. Un travel manager es un rol que cada vez está ganando más popularidad en el mundo empresarial, pero también a nivel personal.
Si antiguamente se acudía a una agencia de viajes, con la llegada de internet las personas empezaron a utilizar herramientas de búsqueda online para hacer sus propios itinerarios, reservas y viajes.
No obstante, la saturación de ofertas, el aumento de engaños y los precios cada vez más inflados han hecho que sea más difícil encontrar buenos precios o chollos. La fama de los precios más bajos por internet se ha mantenido, pero ya no es tan acorde a la realidad.
Es, en parte, por esto que cada vez más personas acuden a un travel manager para despreocuparse a la hora de planificar y programar sus viajes tanto de trabajo como de placer.
Un travel manager se encarga de gestionar la logística completa detrás de un viaje. Esto incluye tanto la organización y gestión de vuelos, alojamientos, alquiler de vehículos en destino, transporte terrestre o cualquier otro servicio que sea necesario para desplazarse.
No necesariamente es un trabajador en plantilla en las empresas, puede ser un freelance externo o un especialista dentro de la agencia de viajes de confianza a la que acudamos. Trabaja directamente con la persona que debe viajar, pero también puede funcionar como intermediario independiente con agencias de viajes o proveedores.
En caso de tratarse de un viaje de negocios, el travel manager debe asegurarse de que los empleados disponen de todo lo necesario para desempeñar sus funciones mientras viajan y, además, garantizar el cumplimiento tanto de las políticas de la empresa en materia de viajes, como de la gestión presupuestaria.
No cualquier persona puede ser un travel manager. Es necesario tener una gran capacidad de organización, ser customer-friendly y poder priorizar múltiples tareas simultáneamente. Además, hace falta conocer a fondo el mercado y tener contactos para poder conseguir las mejores opciones.
¿Qué se considera un “viaje seguro”?
A priori, el concepto de un viaje seguro y tranquilo es un concepto que cualquier persona puede tener claro. Sin embargo, al igual que ha pasado con todo, también el mundo de los viajes ha cambiado post-pandemia.
Si bien hace unos años que, lentamente, se está volviendo a la normalidad, el COVID-19 ha dejado una huella que difícilmente se podrá eliminar del todo.
Podemos definir un viaje seguro como un desplazamiento en el que los riesgos se minimizan, priorizando la protección, comodidad y bienestar de las personas que lo llevan a cabo. En teoría, el ideal de todo viaje, pero algo que sabemos que no siempre sucede.
Más allá de los imprevistos que puedan aparecer ―lo que tienen los imprevistos, justamente, es que no se puede prever―, es la falta de planificación o de tomas de medidas encaminadas a minimizar problemas potenciales.
Antes de realizar un viaje necesitamos hacer una mínima investigación sobre el destino al que nos dirigiremos. Más allá de información básica, como el clima, la divisa o el uso horario; es igualmente importante conocer las recomendaciones de viajes emitidas por nuestro país de origen.
Esto nos ayudará, en primer lugar, a no tener problemas aduaneros y contar con toda la documentación necesaria. Además, en caso de necesitar una visa, seguro médico, vacunación o una autorización particular, tendremos que controlarlo con el tiempo suficiente para poder realizar el trámite.
Además, no está de más leer opiniones de otros viajeros que hayan ido en situaciones similares. Hay cuestiones que solo se pueden vivir y no aparecen en ninguna recomendación. Solo alguien que haya estado físicamente allí podrá advertirnos.
Junto con todo esto, hay miles de cuestiones más: evitar áreas peligrosas, medios de transportes aconsejables, medidas de protección personal, etc. Estar al tanto de todo esto puede resultar estresante y quizás arruine, antes de salir, nuestra experiencia de viaje.
Así que poder delegar estas cuestiones a una persona que cuenta con la experiencia, información y conocimientos suficientes para saber qué hacer en cada situación, cobra mucho más valor. Y es aquí donde entra el travel manager, como veremos en el punto siguiente.
Porqué contratar un travel manager
Llega un momento en que toda persona, ya sea para su empresa o para sí mismo, se plantea la pregunta de sí debería encargar a un profesional la planificación y organización de sus viajes o si debería seguir gastando esa enorme cantidad de tiempo en esas gestiones.
Contratar un travel manager es una gran manera de evitar problemas, quebraduras de cabezas y, sobre todo, ahorrar tiempo. Todo mientras sabemos que, aquel a quien hemos delegado, es de nuestra total confianza.
El primer motivo por el cual es beneficioso contratar un travel manager es porque posee un amplio conocimiento y experiencia en la industria. Conoce o está familiarizado con los destinos, las aerolíneas, los hoteles e, incluso, los proveedores de servicios.
Se trata, por tanto, de alguien que podrá ayudarnos en hacer los trámites necesarios con tiempo, avisarnos de todo lo que sea necesario saber antes de aterrizar y conseguir los mejores precios o la opción que más se acerca a nuestras exigencias.
Un buen travel manager sabrá cómo negociar para conseguir acuerdos especiales con proveedores y, así, obtener precios a los que no podríamos acceder simplemente haciendo búsquedas por internet. Los contactos y el conocimiento del ambiente tienen un gran peso en estos casos.
Además, en caso de situaciones imprevistas, ya sea cambios de emergencia en el itinerario, cancelación o retrasos de vuelo, podremos contar con la asistencia de nuestro travel manager. Será quien se encargará de encontrar soluciones al contratiempo, aportando tranquilidad y evitando aún más trámites. Sobre todo porque también es quien se encarga de hacer reclamaciones.
Por tanto, podemos decir que un travel manager es definitivamente una ayuda a la hora de viajar. Supone un ahorro de tiempo y dinero, pero, sobre todo, nos da seguridad. Es una inversión que aunque al principio no lo parezca, definitivamente vale la pena.
Travel manager: un aliado inesperado y necesario
Contratar un travel manager profesional ofrece muchas ventajas como hemos visto a lo largo de este artículo. No solo ahorran tiempo y dinero negociando tarifas y reduciendo gastos innecesarios, sino que también ofrecen asesoramiento experto sobre las mejores opciones disponibles en función de las necesidades específicas y las limitaciones presupuestarias.
No hay que subestimar la tranquilidad que proporciona tener una persona dedicada exclusivamente a la gestión de viajes, ya que libera a las personas para que puedan centrarse en sus responsabilidades principales y disfrutar del viaje sin tener que verse perdidos en los detalles de la planificación.
En términos de satisfacción y productividad, contratar los servicios de un travel manager es definitivamente rentable. ¿Para qué conformarse con lo peor o lo más difícil para ahorrar dinero en algo tan importante como son los viajes? No esperes más y busca ya a un travel manager que haga tu vida más sencilla 🙂
Y recuerda, si estás realmente interesado en crear tu propio negocio, puedes leer nuestro libro “Cómo crear empresa mientras trabajas: Descubre cómo manejar tu tiempo, administrar tu dinero y motivarte mientras creas empresa y trabajas para otra” , donde encontrarás toda la información que necesitas para fundar tu propia empresa, sin necesidad de dejar tu trabajo.
