El manejo de la nómina es un factor muy vinculado con la reputación y la buena salud financiera de un negocio. Cuando no es llevada a cabo apropiadamente, suele convertirse en una verdadera pesadilla administrativa al ocasionar retrasos en los pagos del personal y posibles problemas legales.
Por dichos motivos, es un proceso complejo que demanda atención al detalle, aparte de un tiempo considerable si es realizado de forma manual. Ante esto, la implementación de un software permite automatizar la gestión de los pagos de los empleados y reducir radicalmente la probabilidad de errores.
En añadidura, una aplicación para la gestión de nómina agiliza no solo esta tarea, sino toda la contabilidad de una empresa. De ese modo, es posible aumentar la eficiencia de la administración mientras mantiene satisfechos a los empleados de un negocio.
Importancia de optimizar la gestión de nómina
De acuerdo con Get Skore (2023), hasta las más pequeñas imperfecciones en el manejo de nómina pueden desmotivar a los trabajadores. Por lo general, cuando sus emolumentos llegan tarde o son cancelados con un monto inferior al debido, la moral del recurso humano se desploma.
Si la situación no es corregida con prontitud, el probable desgano reinante en el entorno laboral termina por arrastrar la productividad de la empresa.
Posibles consecuencias de no corregir una administración de nóminas defectuosa
Evidentemente, los trabajadores están en su derecho de denunciar a su empleador si los incumplimientos en los pagos (ya sean por equivocaciones en los montos o por retrasos) son frecuentes y/o se acumulan.
No en vano, la gestión defectuosa de la nómina es potencialmente una de las peores circunstancias en la cual puede encontrarse una empresa.
Prácticas recomendadas para perfeccionar la administración de la nómina
Por mencionado en el ítem anterior, nunca se debe subestimar la importancia de tramitar con precisión la nómina de un negocio ni del apoyo que puede proporcionar un software especializado.
En complemento, las prácticas descritas en los párrafos siguientes son muy recomendadas para perfeccionar la administración de los emolumentos de los empleados.
Utilizar un software de nómina confiable
El software de nómina más útil es aquel capaz de unificar todos los sistemas utilizados por la empresa con la finalidad de centralizar todas las retribuciones de los empleados. Aquí, resulta clave la funcionalidad del programa al momento de registrar cada transacción y seguir las horas trabajadas por el personal.
Del mismo modo, la aplicación contable debe elegirse con las funciones mejor adaptadas al tamaño y a las necesidades del negocio. Otro aspecto relevante a tener muy presente es la capacitación del recurso humano. ¿Por qué?
Bueno, por más que un programa incluya un montón de funciones estupendas, sirve de poco (o nada) si el personal encargado no sabe cómo usarlo. Por lo tanto, es recomendable implementar un plan de entrenamiento para aprovechar al máximo la aplicación contable y así perfeccionar la gestión de nómina.
¿Qué debe ofrecer un buen software de nómina?
Chad Brooks, de Business News Daily (2023) afirma que no todos los proveedores ofrecen el mismo nivel de servicios. En consecuencia, es necesario saber cuál es la aplicación más adecuada para un negocio mediante los criterios apuntados a continuación:
Funciones:
Los mejores softwares de nómina facilitan las siguientes tareas:
● Cálculos de sueldos, compensaciones y beneficios;
● Diversificación de los métodos de depósito;
● Manejo de las obligaciones impositivas;
● Emisión de informes.
Accesibilidad:
● El programa debe ser sencillo de entender y de manejar por parte del personal;
● Costo, en correspondencia con el presupuesto del negocio.
Reputación:
● La opinión de otros usuarios importa, por ende, un proveedor con clientes satisfechos no duda en publicar las impresiones de sus
consumidores;
● Integración con otras plataformas;
● Calidad del servicio de atención al cliente.
Almacenamiento en la nube:
● Permite el acceso al programa desde cualquier ubicación con conexión a
internet.
Implementar políticas sencillas para la gestión de pagos
La complejidad de las políticas de los procedimientos de pago y de los tiempos de respuesta, afectan directamente a la celeridad de los procesos de nómina. Al respecto, el portal de Project Cubicle (2023) describe como contraproducente la redacción de normas detalladas o extensas.
Igualmente, no es aconsejable aplicar lineamientos distintos para gestionar los emolumentos del personal con mayor rango o de departamentos diferentes. En concordancia, lo más recomendable es elaborar políticas simples, uniformes y concisas con el objetivo de facilitar la gestión de los emolumentos de los trabajadores.
Así mismo ocurre con los trámites de prestaciones, deducciones, beneficios y bonificaciones de los trabajadores. En este punto, un software de contabilidad contribuye significativamente a mejorar el seguimiento y ejecución de todas tareas relacionadas con el manejo de nómina.
Establecer un calendario de pagos
Un cronograma mensual de pagos ayuda a determinar cuándo se deben cancelar los emolumentos de los empleados, lo cual es fundamental para optimizar la gestión de nómina. En este sentido, los lapsos más usados por las empresas son semanales, quincenales o mensuales.
Otros negocios implementan diferentes períodos de pagos —especialmente si contratan a trabajadores a tiempo parcial—, lo cual imposibilita el establecimiento de una planificación uniforme.
En cualquier caso, el método para optimizar la nómina pasa por reducir la cantidad de ciclos de pagos. Esto último disminuye el riesgo de errores y ayuda a aliviar los tiempos de los trámites. Una vez establecido el calendario de pagos, solo basta con cumplirlo para mantener saludable el flujo de dinero del negocio y eliminar los retrasos.
Eliminar el papeleo
Resulta incomprensible e irresponsable con el medio ambiente imprimir en papel los trámites de nómina en pleno siglo XXI (¡con las herramientas digitales disponibles actualmente!).
Al analizar las desventajas de continuar con semejante práctica “tan arcaica”, salta en primer lugar la obligación de clasificar y almacenar archivos físicos de los registros. Por consiguiente, la probabilidad de fallos aumenta sustancialmente.
En cambio, cuando la nómina se maneja paperless (sin papeles) gracias al apoyo de aplicaciones contables, la posibilidad de errores humanos queda reducida a cero. Sin embargo, en algún momento las empresas necesitan imprimir respaldos físicos de sus operaciones (incluyendo los recibos de pago de los empleados).
Aun así, esta sería una medida de seguridad, no un procedimiento vital para el funcionamiento de un negocio.
Realizar auditorías frecuentes y entender las obligaciones fiscales
Las auditorías frecuentes son el mejor método para identificar y contener problemas relacionados con el manejo de nómina. Estas inspecciones internas son todavía más necesarias cuando algún trabajador emite un reclamo a la empresa.
Por ello, la recomendación es integrar un software contable a la gestión de los trámites del personal con la finalidad de automatizar el proceso. La rigurosidad de las auditorías es tan indispensable como la exactitud de los cálculos de los pagos, pues cualquier desperfecto puede acarrear sanciones fiscales.
En paralelo, el personal administrativo de una empresa debe comprender todo el marco legal regulador de los emolumentos de los trabajadores. Estos parámetros pueden ser configurados a una aplicación contable capaz de emitir una alerta antes de cometer alguna infracción.
Conclusión.
Optimizar la gestión de nómina es un proceso clave para el buen funcionamiento de una empresa. Cuando se realiza de forma inadecuada, puede afectar la moral de los empleados y la reputación de la empresa.
Se recomienda la implementación de un software confiable, ya que es una excelente opción para automatizar y optimizar la gestión de nómina.
Para elegir el mejor software de nómina, es importante tener en cuenta las funciones, accesibilidad, reputación y almacenamiento en la nube. Al tomar en cuenta estos factores, se puede mejorar significativamente la eficiencia en la administración y aumentar la satisfacción del personal en la empresa.
En conclusión, optimizar la gestión de nómina es un proceso fundamental para garantizar el éxito de una empresa.
Esperamos que esta información te sea de gran ayuda 🙂
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