Dirigir reuniones puede ser muy difícil, sin importar lo bueno que seas en tu trabajo. Puedes tener miedo de perder la atención de las personas o porque tu presentación no los complace. Incluso porque tus ideas no estaban tan bien pensadas como esperabas.
Sin importar el caso, hay una gran variedad de técnicas que puedes usar para asegurarte de que tu siguiente reunión sea la mejor.
Aquí hay 5 que puedes probar:
1. Piensa muy bien por qué organizas la reunión.
Antes de siquiera organizar la logística, es vital pensar cuál es la razón principal por la cual estás organizando la reunión.
¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Por qué es una reunión en lugar de una llamada, o enviar un correo o un texto? ¿A quién quieres incluir? ¿Porqué los incluirías? ¿Qué le aportan a la reunión?
Pensar en estas preguntas te puede hacer entrar en razón de que no necesitas una reunión. De hecho, tu tiempo y el de todos los demás podría estar mejor invertido si identificas con precisión por qué hacerla y a quién convocar.
2. Ten un organigrama.
Si llegas a una reunión que no ha tenido planeación en ciertos aspectos, de seguro terminará siendo menos efectiva de lo que esperabas.
Crear un organigrama hace más que simplemente decirte “qué sigue”. Le indica a los demás en qué se deben preparar para la reunión y los aleja de perder tiempo valioso.
3. Conoce a los participantes.
Identificar a los participantes principales permitirá que la reunión sea mucho más eficiente, especialmente si invitas específicamente a las personas que deben participar.
Ten presente que es importante motivar a los participantes a ir y no permitir que simplemente dejen de asistir. Si algunos no pueden, ten un plan para recopilar y distribuir la información que se trate en la reunión.
4. Mantente concentrado.
Asegúrate de empezar y terminar la reunión a tiempo y que todos estén preparados con lo que se necesite para que puedan participar de lleno. Da el ejemplo teniendo tus notas, agenda todo cuadrado y listo y para empezar.
Haz preguntas puntuales a los participantes para que estén preparados
5. Realiza un resumen.
Muchos líderes saltar este paso crucial, pero sobre todo en reuniones largas, puede ser muy fácil olvidar por qué todos se reunieron en el primer lugar. También reforzará las responsabilidades que siguen a la reunión, así como resumirá los puntos clave y los objetivos de cualquier proyecto en el que esté trabajando.
